נגיף הקורונה מתפשט והעולם משתנה במהירות. בימים האחרונים עוד ועוד חברות עוברות תהליך מהיר של הסתגלות לעבודה מהבית. העסקה מרחוק אינה עניין חדש, ויש לא מעט חברות שמאפשרות את זה גם בימים כתיקונם כהטבה קבועה. אלא שעכשיו הטרנד הפך לנורמה, וזה לא צפוי להשתנות בשבועות הקרובים. אז איך שומרים על מתח עבודה גבוה בעבודה מהבית, ומעודדים פרודוקטיביות בימים של חוסר ודאות?
"לא מדובר בעבודה שגרתית מרחוק כמו שאנחנו רגילים בהיי-טק, הקורונה מביאה אתגרים נוספים", אומרת אורית רפפורט, מנהלת HR בחברת Forter, מובילה עולמית בתחום מניעת הונאות סחר מקוון. החברה מעסיקה בישראל כ-200 עובדים ומפעילה גם משרדים בארה"ב ובאירופה. "עכשיו יש ילדים ועוד אנשים בבית, וכל היכולת של העובד לנהל את הזמן שלו כרצונו הצטמצמה בגלל הקורונה".
"זה דבר אחד זה לעבוד מהבית ודבר שני לעבוד תחת משבר כשהילדים מתרוצצים", מוסיפה מירב פוקס, Head of People באוטודסק ישראל – אחד ממרכזי המחקר והפיתוח הגדולים ביותר של החברה הגלובלית. פוקס אחראית על 150 עובדים, אנשי מוצר ופיתוח. "בהתחלה זה מגניב אבל אחרי חודשיים או יותר עבודה מרחוק דורשת היערכות ברמת המיינדסט. זה מגניב לעבוד מהסלון אבל זה לא יכול להחזיק לאורך זמן, ולכן צריך להבהיר לעובדים שהם קמים לעבודה – למרות שהם לא הולכים לעבודה".
חברות טכנולוגיה רבות בעולם כמו IBM, אינטל, אפל, אמזון, פייסבוק (וגם פורטר) המליצו לכל העובדים באופן רשמי לעבוד מהבית. אז איך דואגים שכולם יוכלו לעבוד מרחוק בצורה אופטימלית? אספנו כמה טיפים שימושיים.
1. גבשו סביבת עבודה טכנולוגית
השלב הראשון הוא פתרון טכני שיאפשר להתגבר על הריחוק הפיזי: שימוש בכלים טכנולוגיים לניהול פגישות ומשימות. בתקופה הזאת חשוב לדאוג שלכל העובדים יש ציוד מתאים, מחשבים וחיבור מאובטח. דאגו לספק ציוד חומרה ותוכנה לעובדים וגישה מרחוק לכל משאבי החברה הפנימיים. לא פחות חשוב – ודאו שכל העובדים יודעים איך להשתמש במערכות האלה מרחוק. סגרו את הפערים ועזרו לעובדים להרגיש בנוח עם השגרה החדשה – גם אם זה אומר לקחת הביתה מהמשרד את הכיסא שלהם וכמה מסכים.
יש לא מעט פתרונות לשיחות וידאו: Hangouts, פייסטיים, סקייפ, Zoom, Viber ועוד. לניהול משימות מרחוק אפשר להשתמש בשירותים כמו Slack או trello ותמיכה טכנית מרחוק מתאפשרת עם TeamViewer ותוכנות אחרות לשליטה מרחוק. מעטפת טכנולוגית ראויה תסייע להגביר את האפקטיביות של העובדים מהבית ותצמצם את המרחק בצורה וירטואלית.
2. עברו לשגרת וידאו
עובד שלא רגיל לעבוד מהבית עלול במהירות למצוא עצמו בפיג'מה עמוק לתוך יום העבודה. כדי לסייע לעובדים לקיים את שגרת העבודה הקפידו לקיים את כל הפגישות הרגילות בווידאו – ואפילו יותר.
דאגו לשמור על ישיבות הצוותים ועל השיחות אחד-על-אחד. לא צריך לוותר על כלום – רק לעבור למרחב וירטואלי. כמו שלא הייתם מוותרים על הפגישה היומית במשרד ומחליפים אותה במייל, כך חשוב להקפיד לקיים את הפגישות בווידאו ולראות את כולם.
"אוטודסק נותנת ייעוץ נפשי חיצונית לעובדים וקואצ'ינג בשיחות וידאו", מספרת פוקס. "בנוסף יש לנו קבוצת סלאק להורים עם טיפים איך להעסיק את הילדים ואנחנו עושים הדרכות להורים איך ליצור אזורי עבודה ולנהל נכון את הזמן כדי שיעמדו במשימות בצורה נוחה".
3. אל תפסיקו גיוס שהתכוונתם לבצע
שינוי הרגלי העבודה לא מחייב הפסקה של תהליכי מיון וגיוס של עובדים (בהנחה שלא מדובר בעניין תקציבי). מרואיין פוטנציאלי למשרה יכול להתראיין בשיחת וידאו ולהימדד על ידי אותם פרמטרים (אם זה מספיק טוב לחברות היי-טק, כנראה שזה עובד). רק שימו לב שגם המרואיינים לא בשגרה, ולכן חשוב להיות יותר גמישים כדי לשמר את חוויית המועמד. אולי ייקח יותר זמן לתאם את הראיון (וילדים יתרוצצו ברקע), אבל חשוב יותר לשמור על רצף עבור המועמד.
"יש לנו עובדים שמתחילים לעבוד עכשיו", מספרת רפפורט. "אנחנו שולחים להם את המחשב וכל הציוד שהם צריכים הביתה".
4. הדריכו את המנהלים שלכם
מנהלים הם שחקנים משמעותיים בעבודה מהבית וצריך שהם ירגישו בנוח עם התפקיד הזה. "יש הבדל בין ניהול צוות מרחוק לניהול צוות שמפוזר לגמרי", מבהירה פוקס.
הקפידו להעביר הדרכות למנהלים איך להתנהל ולנהל תחת משבר ועודדו אותם להגביר את תחושת השייכות ותחושת המשמעות של כל עובד. רפפורט מסכימה: "הקפידו לתת למנהלים שלכם כלים להתמודד עם הניהול מרחוק. מהדרכות איך לנהל בתקופה של חוסר ודאות ('ניהול סטרס') ועד שיטות לייצר אפקטיביות ארגונית בתוך חוסר-ודאות".
זכרו: יש עובדים שרגילים לקבל פידבק שלוש פעמים ביום ויש כאלה שפעם ביום היא יותר מדי עבורם. לפני שאתם מתחילים לנהל את עובדיכם מהבית, הכינו אותם לתקופה הקרובה ועברו איתם על רשימת המשימות של כל אחד ואילו כלים הוא צריך כדי לבצע אותן בהצלחה מהבית.
"אין יותר שיחות מסדרון בעניינים אישיים ולכן השגרה החדשה צריכה לתמוך במציאות הזאת", אומרת פוקס. "למשל להקדיש בשיחות אישיות בין מנהלים לעובדים כמה דקות לנושא הקשיים של העבודה מהבית ואיך אפשר לשפר את המצב. להכניס לשגרה היומית את המפגשים הבלתי-פורמליים שהיו במשרד".
>> לפרטים נוספים על ההכשרות של אלביישן
5. לתקשר, לתקשר, לתקשר
"אין דבר כזה יותר מדי תקשורת", אומרת רפפורט. לדבריה, חשוב לתקשר לעובדים כל עדכון רשמי שיוצא מהרשויות – לא משנה כמה הוא קטן. אנחנו מגיבים לכל הנחיה של הרשויות ומפרשים את ההנחיות לעובדים מהזווית של החברה".
פוקס מוסיפה: "חשוב לתקשר לעובדים ולמנהלים כל הזמן מה קורה גם ברמת העסק". לעובדים שלכם כנראה יש המון שאלות וחשוב שתהיו זמינים לענות להם כל הזמן. "להסתכל כל הזמן מסתכל על הסיטואציה בחוץ ועל הסיטואציה בפנים ולייצר נקודות מגע", אומרת רפפורט.
6. העניקו גמישות מרבית
עבודה מהבית – כשכל בני הבית נמצאים – היא הרבה יותר מאתגרת. אפשרו לעובדים שלכם לעבוד בשעות שנוחות להם, או במקטעים של יום. עודדו אותם לגלות מה שעות העבודה שמתאימות להם בתקופת המשבר ונהלו את תקופת המעבר ברגישות כדי שעדיין יוכלו לתקשר אחר עם השני ולהיות אפקטיביים. זה דורש מכולם גמישות ולוקח זמן לגלות מה נוח לכל אחד. באותה הנשימה, הקפידו שהעובדים מתקשרים הלאה את הקשיים שלהם ואת השעות הנוחות ולא נשחקים יתר על המידה בניסיון לשמור על שעות עבודה סטנדרטיות.
חשוב שכל מנהל ידע להסתנכרן עם כל העובדים שלו כדי לראות מה הם עושים ומה השתנה. סינכרון קצר יומי בין המנהלים לכל העובדים יעזור להבין איפה הם פחות אפקטיביים, מה אפשר לעשות אחרת והאם יש לכל אחד את הכלים שהוא צריך.
7. תעבדו על הווי החברה – גם מהבית
כשמתרחקים מהחברים לצוות ומסביבת העבודה וההרגלים, יש תחושת התפזרות. כדי למנוע את זה חשוב לשמור על תחושת הביחד – לדאוג שיהיה מרכז שימשוך את כולם אליו גם כשכל אחד נמצא בביתו. מעבר לאינטראקציות המקצועיות, צרו מרחב וירטואלי שבו אפשר להוציא קיטור, להתבדח, להתייעץ על פעילויות לילדים, לשלוח גיפים או סרטונים ובאופן כללי לשמר את הקשרים החברתיים. אפשר לעשות את זה בקלות בעזרת תת-קבוצה בסלאק או קבוצה בווטסאפ או טלגרם. אם יש לכם פעילויות חברתיות קבועות במשרד (כמו Happy Hour) חשבו איך אפשר להתאים חלק מהן בצורה מקורית גם למרחבים וירטואליים.
"אם לא היינו מפספסים כל יום ב-16:00 את הפסקת הקפה של כל העובדים אז עכשיו אנחנו נעשה את זה בשיחת וידאו ב-ZOOM", אומרת פוקס. רפפורט מספרת: "במשרדים בניו יורק התחלנו מיני-סקרים בין העובדים לשמוע מה מצב הרוח. וגם ביקשנו מכל העובדים לצלם את עמדות העבודה שלהם מהבית – זה עוזר לצמצם את המרחק".
8. שדרו אמונה בעובדים וביושרם
בסיטואציה חריגה כזאת – כשכולם עובדים מרחוק – התרבות הארגונית של החברה באה לידי ביטוי במיוחד. אמון בין המנהלים לעובדים מסייע להגביר את האפקטיביות. הסבירו לכולם איך להתנהל מרחוק מבלי להעביר כרטיס שעות, חדדו נהלים ובחנו את הביצועים כל הזמן – אבל אל תפגיזו את העובדים שלכם בהערות כדי לפצות על המרחק. האמינו בהם וקבלו מהם פידבק קבוע איזה משימות מבוצעות בקלות ואיפה הם זקוקים לפיתרון יצירתי. פתחו את הדילמות לכל העובדים ותגלו שהיצירתיות היא לא נחלתם של המנהלים בלבד.
9. גלו רגישות-יתר
כשלא רואים את העובדים פיזית קל מאוד לפספס את המצוקות שלהם. התקופה הזאת מזמנת אתגרים לא שגרתיים והעובדים לא תמיד ירצו לתקשר מה מפריע להם. שימו-לב לרמזים קטנים כמו פספוס פגישות או אי-עמידה מפתיעה במשימות.
