הדרכה פנים ארגונית נהייתה לצמד המילים החם ביותר היום בעולמות ה-HR וה-L&D.
כדי להביא לגדילת הארגון, גיוס עובדים מוכשרים נמצא בראש סדר העדיפויות; המאמצים, המשאבים וההשקעה בחיפוש אחריהם גדולים, ארוכים ולעיתים יקרים. בוובינר מיוחד שקיימנו בשיתוף חברת CyberArk – העוסקת באבטחת החשבונות המועדפים והזהויות בארגונים, שיתפנו בתהליך של הקמת אקדמיית U – Code להכשרת הדור הבא של מפתחי CyberArk: החל מהצורך ממנו הוקמה אקדמיית הכשרה, דרך הקשיים שבדרך ועד היתרונות הרבים של דור חדש שנכנס לארגון והדור הקיים שנהנה לא פחות.
למה מלכתחילה להקים אקדמיה לגיוס עובדים?
לרוב, נפנה לאקדמיה פנים ארגונית כפתרון גיוס לטאלנטים, אותם כולנו שואפים לגייס, אך קצת מאוסים מהתחרות עליהם. בעולם התעסוקה והמרדף אחר הטאלנטים, קצת שכחנו שלא חסרים א.נשים עם פוטנציאל עצום לזרוח ולהצליח. עם השקעה נכונה מצד הארגון, אפשר להפוך אותם לטאלנטים, אבל לא סתם – אלא כאלו שיתאימו לכם לארגון כמו מכסה לסיר.
כך עשו CyberArk כאשר הגיעו לשלב קריטי של גיוס מספר רב של מפתחים, וזיהו "הזדמנות פז לרענן את ה-DNA של הארגון ולאפשר הזדמנויות לאוכלוסיות מגוונות להיכנס אליו" אומרת ד"ר יעל קריל – CyberArk's Talent and Organizational Development Director.
ואיך מתחילים בתהליכי הכשרות מקצועיות לגיוס?
הבנה של כל הגורמים, הצדדים והמשתנים:
צריך להבין שבשביל להקים אקדמיה, צריך שותפים שיהיו רתומים לעשייה, שיבינו את ההשקעה הנדרשת, ומהם המשאבים העומדים לרשותכם. כל זאת לצד הבנה וניתוח מעמיק של הצורך לשמו פונים לתוכנית כזו ומהו האתגר הגיוסי העומד בפנינו.
ד"ר קריל משתפת "בתקופת הקורונה הייתה לנו האצה עסקית דרמטית למוצרים של CyberArk, בגלל איומי סייבר שגברו באותה התקופה. במקביל הארגון היה בתהליך של מעבר ממוצר מבוסס ספק פיזי למוצר שיושב בענן. הטרנספורמציה העסקית הזו חייבה אותנו להכניס דם חדש למערכת וגם להסתכל על דברים בעיניים חדשות לצורך פיתוח המוצר והצוותים".
להגדיר מכל כיוון את האתגר העומד בפנינו:
במקרה של CyberArk האתגר העיקרי היה גיוס מאסיבי בפרק זמן קצר. "השינוי הצריך מאיתנו לעשות דברים בצורה אחרת לגמרי" אומרת ד"ר קריל. "לקחנו את התקופה הזו כהזדמנות להכניס אנשים לחברה שלאו דווקא מתאימים ב-100%, אבל הטרנספורמציה הארגונית הייתה טריגר להביא אנשים מאוכלוסיות מגוונות כמו ג'וניורים, צעירים, יותר נשים, אנשים על הרצף האוטיסטי ויוצאי יחידות קרביות, לא רק יוצאי 8200".
המטרה הייתה ברורה – להביא דור חדש, לחבר אותו לארגון ולערכים, להקנות לו ידע נרחב בעולמות הסייבר וליצור קבוצת מפתחים חדשה ש"תצעיר" את העניינים. גל קול – מנהל הפעילות העסקית של Elevation, הוסיף ואמר "משהו שאנחנו רואים במקומות נוספים זה שהדור היום הוא דור שמגיע וזז יחסית מהר בין מקומות עבודה ובכך יוצר לעצמו פורטפוליו של מיני-קריירות. לכן, כשארגון בא ומצהיר על אמונתו באנשים שלאו דווקא יש להם את מלוא הידע הנדרש, זה משאיר אותם ליותר זמן בארגון". ניצחון גדול לשני הצדדים.
המשימה – לקצר את זמן ההכשרה הקיים בחצי:
הזמן הממוצע עד שהופך ג'וניור לפרודוקטיבי לארגון ולצוות העבודה שלו עומד על כ-4 חודשים מלאים. המשימה שהגדרנו לעצמנו ב-U – Code Academy היא לקצר את הזמן הזה בחצי ומתוך כך, לקצר את עלויות ההכשרה והאונבורדינג בהתאם. הבונוס בכל זה הוא שאת הכל אפשר לקמט אחר כך לנתונים מדידים עבור דוחות ה-ROI, ולהראות להנהלה את התועלת האדירה בפיתוח אקדמיית הכשרה שכזו.
שיתופי פעולה בתהליך האפיון של הצרכים הארגוניים:
בשיחה עם כל הגורמים הרלוונטים ממחלקות הלמידה, הגיוס והפיתוח צריך להסכים עם הדברים החשובים מראש. "צריך להבין מהן היכולות הנדרשות מג'וניור להחזיק בהם בסוף התהליך ברמה הפרקטית – ולא רק ברמה התיאורית כמו שלרוב קורה. צריך לקיים פינג פונג בין אנשי הפיתוח לאנשי הלמידה כדי להבין את הצורך המדוייק משני הכיוונים האלו. רק אז אפשר להתחיל לבנות תוכנית הדרכה וסילבוס מדויקים" מסבירה ד"ר קריל.
התמודדות עם ההנהלה:
"כדי לשכנע ולשנות תפישה של תרבות ארגונית אנחנו צריכים שהפיילוט יהיה מעולה ושהמועמדים יבואו עם 100% התחייבות לתוכנית ההכשרה שלנו". מסבירה קריל. "היינו צריכים להתמודד עם שאלות מקובעות של ההנהלה. היה ברור שאם לא נקבל את האור הירוק לתוכנית, לא יהיה לנו ארגון בצמיחה. לכן, היינו צריכים למצוא את השניים-שלושה מנהלים.ות שיתנו את ה-GO על התוכנית. כשמצאנו אותם, התוכנית התחילה להתקדם"
תהליך הגדרת התפקיד, מיון, וסינון מועמדים:
במסגרת העבודה של Elevation, אנחנו עושים תהליך סינון מחמיר על מנת למצוא את המועמדים.ות המתאימים ביותר לאקדמיה. התהליך כולל: חידוד המשרה והכישורים המרכיבים אותה, פיצוח הסילבוס המדויק לארגון, הפקה ופיתוח תכנים חסרים, סינון, הקמת נכסים דיגיטליים וכל מה שקורה משם ועד לסיום התוכנית והפקת דוחות למידה ולקחים.
מכיוון ש-CyberArk מעסיקה את הנבחרים לתוכנית כעובדי החברה מהיום הראשון, היה חשוב להציב תנאי קבלה קשיחים וסלקטיביים. "חברות אומרות בואו נעשה תוכנית Full-Stack. אנחנו נשלם על הלימודים אבל נבחר את המצטיינים ואותם נעסיק. אנחנו עובדים הפוך – כדי להשיג את אותם טאלנטים רצויים, נעסיק את המשתתפים מהיום הראשון כעובדי הארגון. חשוב לנו לתת תחושה שאנחנו מאמינים בהם. אנחנו רוצים שיהיו חלק מאיתנו מתוך אמונה הדדית שהם ירצו להישאר איתנו לאחר ההכשרה ולא לעזוב" מסבירה ד"ר קריל.
ובפועל מה קרה?
תהליך המיון היסודי של Elevation אפשר לבחור את הטובים ביותר לתוכנית. בתוך שלושה שבועות קיבלנו למעלה מ-1,000 קורות חיים. כ-25% מהם עברו לשלב הבא שהוא מבחן טכני-מקצועי לבדיקת היכולות. לאחר מכן 10% עברו לשלב הסרטון האישי שנועד לבחון את המוטיבציה ורמת האנגלית, 4% מהם עברו ליום מיון אישי ומקצועי במטה הארגון ולבסוף – 2% בלבד התקבלו לתוכנית (22 עובדים ועובדות חדשים).
התוכנית עובדת בצורה היברדית – יומיים במשרד ושלושה ימים מהבית. העובדים החדשים מקבלים שכר כבר מהיום הראשון כדי להגביר את המוטיבציה והחיבור לארגון ומלווים במנטורים מצוותי הפיתוח, הגיוס וההכשרה. תוך כדי האקדמיה, העובדים החדשים נמדדים בכל שלב על מנת לדייק את שיבוצם הסופי.
מאיה גוברין יגודה – Learning & Development Program Manager ב-CyberArk נתנה גם את הדגשים שלה להעצמת החוויה וקבלת העובדים החדשים:
לשמור על קשר עוד לפני תחילת התוכנית: לשלוח שי קטן הביתה, לפתוח קבוצת וואטסאפ, לקיים מפגשים עם העובדים הקיימים. "כל זה עוזר מאוד לחבר את המצטרפים החדשים למארג האנושי של הארגון."
שילוב תכנים של עובדים קיימים: שיספרו על החוויה שלהם, התפקיד שלהם בארגון, טיפים וכו'. היה לנו בתחילת האקדמיה סשן עם מנהל מכירות שהסביר על המוצרים, סשן HR ועוד תכנים רבים שנותנים וודאות לעתיד לבוא.
ניהול צמוד זה המפתח להצלחה: "ניהול צמוד גם מהצד שלנו היה מאוד חשוב. תביאו מנטורים, מנהלי פרויקטים ואנשים נוספים שעוזרים ליצור חיבור, להשלים חומרים למי שצריך ולתמוך בשעת צרה" מסבירה מאיה.
חשיפה למנהלים ולצוותים המקצועיים – בכך מחד גיסא המשתתפים יכירו עוד את הארגון, יתחברו לערכיו ומאידך גיסא, הארגון יוריד את "חומות ההגנה" הארגוניות שאומרת שהם צריכים רק אנשים מנוסים.
ד"ר יעל קריל אומרת שהיא בעצמה אמא לג'ונירית. "הכניסה של ג'וניורים לעולם העבודה היא לא טריוויאלית. לכן המתנה של מערכת התמיכה בקבוצה מאוחדת, שיש לך למי להרים טלפון, בפני מי לפרוק, עם מי לאכול צהריים או להישאר ללמוד אקסטרה שעה – זו נוסחה מנצחת לתחושת ביטחון ושייכות לארגון. אלו תרומות משמעותית למוטיבציה של העובדים החדשים להצליח". מאיה הוסיפה להגיד שלכל אורך הקורס הם בחנו את הביצועים של העובדים כדי לקבל תמונה כמה שיותר מדויקת על כל אחד ואחת, מהן נקודות החוזקה והתורפה שלהם ואיפה יהיה הכי נכון לשבצם.
לסיכום, התועלות לארגון כתוצאה מאקדמיית הכשרה הן משמעותיות:
האקדמיה עדיין בעיצומה. עברנו 13 שבועות מתוך 16 והתוכנית כבר מוכיחה את עצמה מוצלחת בכל המובנים. קלטנו 22 מפתחים מוכשרים תוך זמן קצר. קיצרנו את תהליך הקליטה וההכשרה לחצי מהממוצע ותוך כדי, הכנסנו "דם חדש" לארגון שמרענן את כל הצוותים. נתנו ערך לעובדי הארגון שבחרו להיות מנטורים בתוכנית ושיפרנו עוד יותר את תפיסת העובדים (מיתוג מעסיק חזק), יצרנו קהילה תומכת ושינוי תודעתי בתפישה החדשה שאומרת Potential over Experience. כל אלו ועוד לא סיימנו את הכשרת הטאלנטים החדשים.
"חשוב שיהיו מי שיתקילו אותנו, ישאלו שאלות קשות ויציפו דברים בראיה חדשה ומרעננת" אומרת מאיה. אבל תהליך כזה לא בא ברגל. הוא לוקח זמן ומשאבים רבים והכי חשוב – פרטנר שרתום למטרה אפילו יותר ממך. התהליך ב-CyberArk רק מוכיח שחברה חיצונית יכולה לסייע ולהוביל תהליך שכזה בתוך הארגון, גם אם הם לא שייכים אליו.
אם אתם מחפשים פרטנרים לשיתוף פעולה מסוג זה, אנחנו כאן.
תוכניות ההכשרה של Elevation הן ה-פתרון האולטימטיבי למצוא לכם עובדים ועובדות מלאים בפוטנציאל, ולהכשיר אותם להיות עובדי הארגון הטובים שאתם צריכים.
אז למה אתם מחכים?
